Короткий ответ: Отпускные считают по формуле: сумму зарплаты за последние 12 месяцев делят на количество календарных дней в этом периоде (без праздничных), получают среднедневной заработок, а затем умножают его на количество дней отпуска. Из результата удерживают НДФЛ 18% и военный сбор 5%.
Кратко
- Расчетный период - 12 полных календарных месяцев перед месяцем отпуска.
- Среднедневной заработок = сумма зарплаты за 12 месяцев ÷ количество календарных дней в этом периоде (за минусом праздничных и нерабочих дней).
- Отпускные = среднедневной заработок × количество календарных дней отпуска.
- Из отпускных удерживают НДФЛ 18% и военный сбор 5%, на руки выходит меньше, чем начисленная сумма.
Что такое отпускные и почему их считают отдельно от зарплаты
Когда вы идете в ежегодный отпуск, работодатель не просто продолжает платить вам привычную зарплату. Он выплачивает так называемые отпускные - сумму, которая должна компенсировать вам заработок за дни отдыха, исходя из того, сколько вы зарабатывали в среднем за предыдущий год. Представьте, что ваш доход - это не ровная линия, а волна: где-то была премия, где-то сверхурочные, где-то больничный без оплаты. Отпускные сглаживают эту волну и показывают ваш типичный, средний заработок за день.
Порядок расчета отпускных в Украине определяет Постановление Кабинета Министров Украины №100 «Об утверждении Порядка исчисления средней заработной платы». Именно этот документ дает формулу, которую бухгалтерия обязана применять для любого работника - независимо от того, работает он на минимальной зарплате или получает значительно больше.
Какой расчетный период берут для отпускных
По общему правилу расчетный период - это 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу, в котором вы идете в отпуск. Например, если отпуск начинается в сентябре 2026 года, для расчета возьмут период с 1 сентября 2025 по 31 августа 2026 года.
Из этого периода исключают дни, когда вы фактически не работали и не получали зарплату по уважительной причине: временная нетрудоспособность (больничный), отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, время простоя не по вашей вине. Логика простая: если в определенный месяц вы болели и получили меньше денег, этот период не должен «занижать» ваш средний заработок.
Формула среднедневного заработка
Базовая формула выглядит так:
Среднедневной заработок = Сумма начисленной зарплаты за расчетный период ÷ Количество календарных дней в этом периоде
При этом из количества календарных дней вычитают праздничные и нерабочие дни, установленные законодательством (например, 1 января, 8 марта, Пасха и так далее), ведь за эти дни зарплата в принципе не начисляется отдельно.
Далее сумму отпускных считают так:
Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Здесь важный нюанс: в дни отпуска включают все календарные дни, кроме праздничных и нерабочих, которые выпадают на период отпуска. То есть если ваш отпуск - 24 календарных дня и на этот период приходится один государственный праздник, он оплачивается отдельно и не «съедает» день отпуска.
Какие выплаты учитывают в расчете, а какие - нет
В сумму, из которой считают средний заработок, включают:
- основную заработную плату (оклад или почасовую ставку);
- доплаты и надбавки (за сверхурочную работу, совмещение, вредные условия труда);
- производственные премии, если они предусмотрены системой оплаты труда на предприятии;
- индексацию заработной платы.
Не включают в расчет:
- разовые выплаты (например, материальную помощь ко дню рождения);
- компенсацию за неиспользованный отпуск за предыдущий период;
- оплату больничных и декретных (они сами считаются по другой формуле);
- командировочные и подобные расходы, которые по сути являются возмещением затрат, а не оплатой труда.
Проще говоря: в расчет идет то, что вы получили именно за выполненную работу и по установленному на предприятии порядку оплаты труда, а разовые или компенсационные выплаты - нет.
Пошаговый пример расчета отпускных в гривнах
Рассмотрим конкретный пример. Представьте Елену, которая идет в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 1 сентября 2026 года. Расчетный период - с 1 сентября 2025 по 31 августа 2026 года, все 12 месяцев она отработала полностью, без больничных.
Шаг 1. Считаем общую сумму зарплаты за 12 месяцев. Предположим, Елена получала 20 000 грн в месяц, но в декабре 2025 ей выплатили премию 5 000 грн. Тогда общая сумма за год: 20 000 грн × 12 месяцев + 5 000 грн премии = 245 000 грн.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Месячная зарплата | 20 000 грн |
| Количество месяцев | 12 |
| Премия в декабре | 5 000 грн |
| Итого за расчетный период | 245 000 грн |
Шаг 2. Считаем количество календарных дней в расчетном периоде. В году 365 дней, из них 11 праздничных и нерабочих дней (по календарю праздников в Украине). Получаем: 365 - 11 = 354 дня.
Шаг 3. Считаем среднедневной заработок: 245 000 грн ÷ 354 дня = 692,09 грн в день (округлено до копеек).
Шаг 4. Считаем сумму отпускных за 24 календарных дня отпуска: 692,09 грн × 24 = 16 610,16 грн.
Шаг 5. Удерживаем налоги. Из начисленной суммы отпускных удерживают НДФЛ 18% и военный сбор 5% - вместе 23%.
| Показатель | Расчет | Сумма |
|---|---|---|
| Начислено отпускных | - | 16 610,16 грн |
| НДФЛ 18% | 16 610,16 × 0,18 | 2 989,83 грн |
| Военный сбор 5% | 16 610,16 × 0,05 | 830,51 грн |
| К выплате на руки | 16 610,16 - 2 989,83 - 830,51 | 12 789,82 грн |
Итак, Елена получит на карту примерно 12 790 грн, хотя начисленная сумма составляла более 16 600 грн. Это нормально: так же, как и с обычной зарплатой, из отпускных всегда удерживают эти два налога.
Что делать, если вы отработали меньше 12 месяцев
Если вы устроились на работу менее года назад и идете в отпуск (право на него, кстати, по общему правилу возникает после 6 месяцев непрерывной работы), расчетным периодом становятся фактически отработанные месяцы - с первого числа месяца после приема на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск.
Например, если вы устроились 15 февраля 2026 года, а отпуск берете в сентябре 2026 года, расчетный период будет с 1 марта по 31 августа - то есть 6 полных месяцев. Формула та же: сумма зарплаты за эти месяцы делится на количество календарных дней этого периода за минусом праздников.
Как индексация зарплаты влияет на сумму отпускных
Индексация - это повышение зарплаты для компенсации инфляции, которое работодатели обязаны проводить по установленным государством правилам. Если в течение расчетного периода происходило повышение оклада (не только индексация, но и обычное повышение зарплаты на предприятии), выплаты за предыдущие месяцы для расчета среднего заработка корректируют - их как бы «подтягивают» к новому уровню оплаты труда, чтобы средний заработок не был занижен из-за того, что часть года вы получали меньше.
Это работает как своеобразная защита работника: если вам подняли зарплату с 15 000 до 20 000 грн в середине расчетного периода, месяцы со старой ставкой для расчета отпускных условно пересчитывают так, будто вы весь период уже получали новую, более высокую зарплату.
Налоги с отпускных: сколько государство удерживает
Отпускные в Украине облагаются налогами так же, как и обычная заработная плата. Из начисленной суммы удерживают:
- налог на доходы физических лиц (НДФЛ) - 18%;
- военный сбор - 5%.
Вместе это 23% от начисленной суммы. Кроме того, работодатель дополнительно начисляет (не удерживает из вашей зарплаты, а уплачивает из собственных средств) единый социальный взнос (ЕСВ) по ставке 22% от фонда оплаты труда - эту сумму вы на себе не ощущаете, она не уменьшает ваши отпускные, но это часть общей налоговой нагрузки на работодателя, о которой стоит знать, анализируя структуру своей зарплаты.
Официальные разъяснения по порядку налогообложения отпускных налогом на доходы физических лиц и военным сбором регулярно публикует Государственная налоговая служба Украины (ГНС) на своем портале - стоит сверяться именно с этим источником, если у вас возникают спорные ситуации с бухгалтерией.
Типичные ошибки, которые допускают при расчете отпускных самостоятельно
Чаще всего люди ошибаются в таких моментах:
- Забывают исключить из расчетного периода месяцы больничного или декретного отпуска, из-за чего средний заработок получается заниженным.
- Путают количество дней отпуска с рабочими днями - отпуск считают именно в календарных днях, а не рабочих.
- Не учитывают корректировку на индексацию или повышение зарплаты внутри расчетного периода.
- Включают в расчет разовые выплаты (материальную помощь, компенсацию расходов), которые не должны туда попадать.
- Забывают, что из отпускных удерживают и НДФЛ, и военный сбор, и ожидают получить на руки полную начисленную сумму.
Можно ли получить отпускные заранее и когда их должны выплатить
По закону работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это не пожелание, а требование трудового законодательства. Если вы подали заявление на отпуск, а деньги поступили только в первый день отпуска или позже - это нарушение со стороны работодателя, и вы вправе обратиться с запросом в бухгалтерию или, при необходимости, в Государственную службу по вопросам труда.
Что делать, если вы подозреваете ошибку в расчете
Если сумма отпускных кажется вам заниженной, самый простой способ проверить - попросить бухгалтерию предоставить расчетный лист (справку о начислениях) с перечнем всех выплат за 12 месяцев и количеством дней в расчетном периоде. Сравните цифры с теми, что вы видели в своих расчетных листках за каждый месяц, и пересчитайте сумму по формуле, описанной выше. Если расхождение подтвердится, обратитесь в бухгалтерию письменно - в большинстве случаев это техническая ошибка, которую исправляют после перерасчета.
Вопросы и ответы
Сколько календарных дней отпуска положено работнику в год?
Входят ли выходные дни (суббота, воскресенье) в расчет отпускных?
Можно ли посчитать отпускные, если часть месяца вы были в командировке?
Что делать, если за весь расчетный период не было ни одной полностью отработанной смены из-за частой болезни?
Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск так же, как обычные отпускные?
Может ли работодатель выплатить отпускные меньшей суммой, чем вышло по расчету, ссылаясь на сложное финансовое положение компании?
Расчет отпускных на самом деле не такой сложный, как кажется на первый взгляд: главное - правильно определить расчетный период, корректно составить сумму выплат, которые туда входят, и не забыть о праздничных днях при делении. Если держать в голове простую последовательность «сумма за 12 месяцев → среднедневной заработок → умножение на дни отпуска → минус налоги», вы всегда сможете самостоятельно проверить, правильно ли посчитала вам бухгалтерия.
Если после самостоятельного расчета сумма не совпадает с той, что выплатил работодатель, не стесняйтесь просить письменное объяснение расчета - это ваше законное право, и в подавляющем большинстве случаев расхождение оказывается обычной технической ошибкой, которую быстро исправляют.
Материал помогает понять, как работает тема. Решения о ваших деньгах принимайте самостоятельно или с лицензированным специалистом.
