Коротка відповідь: Відпускні рахують за формулою: суму зарплати за останні 12 місяців ділять на кількість календарних днів у цьому періоді (без святкових), отримують середньоденний заробіток, а тоді множать його на кількість днів відпустки. З результату утримують ПДФО 18% і військовий збір 5%.
Коротко
- Розрахунковий період - 12 повних календарних місяців перед місяцем відпустки.
- Середньоденний заробіток = сума зарплати за 12 місяців ÷ кількість календарних днів у цьому періоді (за мінусом святкових і неробочих днів).
- Відпускні = середньоденний заробіток × кількість календарних днів відпустки.
- З відпускних утримують ПДФО 18% і військовий збір 5%, на руки виходить менше, ніж нарахована сума.
Що таке відпускні і чому їх рахують окремо від зарплати
Коли ви йдете у щорічну відпустку, роботодавець не просто продовжує платити вам звичну зарплату. Він виплачує так звані відпускні - суму, яка має компенсувати вам заробіток за дні відпочинку, виходячи з того, скільки ви заробляли в середньому за попередній рік. Уявіть, що ваш дохід - це не рівна лінія, а хвиля: десь була премія, десь понаднормові, десь лікарняний без оплати. Відпускні згладжують цю хвилю і показують ваш типовий, середній заробіток за день.
Порядок розрахунку відпускних в Україні визначає Постанова Кабінету Міністрів України №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати». Саме цей документ дає формулу, яку бухгалтерія зобов'язана застосовувати для будь-якого працівника - незалежно від того, працює він на мінімальній зарплаті чи отримує значно більше.
Який розрахунковий період беруть для відпускних
За загальним правилом розрахунковий період - це 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю, в якому ви йдете у відпустку. Наприклад, якщо відпустка починається у вересні 2026 року, для розрахунку візьмуть період з 1 вересня 2025 по 31 серпня 2026 року.
З цього періоду виключають дні, коли ви фактично не працювали і не отримували зарплату з поважної причини: тимчасова непрацездатність (лікарняний), відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною, час простою не з вашої вини. Логіка проста: якщо певний місяць ви хворіли і отримали менше грошей, цей період не повинен «занижувати» ваш середній заробіток.
Формула середньоденного заробітку
Базова формула виглядає так:
Середньоденний заробіток = Сума нарахованої зарплати за розрахунковий період ÷ Кількість календарних днів у цьому періоді
При цьому з кількості календарних днів віднімають святкові та неробочі дні, встановлені законодавством (наприклад, 1 січня, 8 березня, Великдень і так далі), адже за ці дні зарплата в принципі не нараховується окремо.
Далі суму відпускних рахують так:
Сума відпускних = Середньоденний заробіток × Кількість календарних днів відпустки
Тут важливий нюанс: до днів відпустки включають усі календарні дні, окрім святкових і неробочих, які випадають на період відпустки. Тобто якщо ваша відпустка - 24 календарні дні і на цей період потрапляє одне державне свято, воно оплачується окремо і не «з'їдає» день відпустки.
Які виплати враховують у розрахунку, а які - ні
До суми, з якої рахують середній заробіток, включають:
- основну заробітну плату (оклад або погодинну ставку);
- доплати і надбавки (за понаднормову роботу, суміщення, шкідливі умови праці);
- виробничі премії, якщо вони передбачені системою оплати праці на підприємстві;
- індексацію заробітної плати.
Не включають у розрахунок:
- одноразові виплати (наприклад, матеріальну допомогу до дня народження);
- компенсацію за невикористану відпустку з попереднього періоду;
- оплату лікарняних та декретних (вони самі рахуються за іншою формулою);
- відрядні та подібні витрати, які по суті є відшкодуванням витрат, а не оплатою праці.
Простими словами: у розрахунок йде те, що ви отримали саме за виконану роботу і за встановленим на підприємстві порядком оплати праці, а разові чи компенсаційні виплати - ні.
Покроковий приклад розрахунку відпускних у гривнях
Розгляньмо конкретний приклад. Уявіть Олену, яка йде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 1 вересня 2026 року. Розрахунковий період - з 1 вересня 2025 по 31 серпня 2026 року, усі 12 місяців вона відпрацювала повністю, без лікарняних.
Крок 1. Рахуємо загальну суму зарплати за 12 місяців. Припустимо, Олена отримувала 20 000 грн на місяць, але у грудні 2025 їй виплатили премію 5 000 грн. Тоді загальна сума за рік: 20 000 грн × 12 місяців + 5 000 грн премії = 245 000 грн.
| Показник | Значення |
|---|---|
| Місячна зарплата | 20 000 грн |
| Кількість місяців | 12 |
| Премія у грудні | 5 000 грн |
| Разом за розрахунковий період | 245 000 грн |
Крок 2. Рахуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді. У році 365 днів, з них 11 святкових і неробочих днів (за календарем свят в Україні). Отримуємо: 365 - 11 = 354 дні.
Крок 3. Рахуємо середньоденний заробіток: 245 000 грн ÷ 354 дні = 692,09 грн за день (округлено до копійок).
Крок 4. Рахуємо суму відпускних за 24 календарні дні відпустки: 692,09 грн × 24 = 16 610,16 грн.
Крок 5. Утримуємо податки. З нарахованої суми відпускних утримують ПДФО 18% та військовий збір 5% - разом 23%.
| Показник | Розрахунок | Сума |
|---|---|---|
| Нараховано відпускних | - | 16 610,16 грн |
| ПДФО 18% | 16 610,16 × 0,18 | 2 989,83 грн |
| Військовий збір 5% | 16 610,16 × 0,05 | 830,51 грн |
| До виплати на руки | 16 610,16 - 2 989,83 - 830,51 | 12 789,82 грн |
Отже, Олена отримає на карту приблизно 12 790 грн, хоча нарахована сума становила понад 16 600 грн. Це нормально: так само, як і зі звичайною зарплатою, з відпускних завжди утримують ці два податки.
Що робити, якщо ви відпрацювали менше 12 місяців
Якщо ви влаштувалися на роботу менше року тому і йдете у відпустку (право на неї, до речі, за загальним правилом виникає після 6 місяців безперервної роботи), розрахунковим періодом стають фактично відпрацьовані місяці - з першого числа місяця після прийому на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка.
Наприклад, якщо ви влаштувалися 15 лютого 2026 року, а відпустку берете у вересні 2026 року, розрахунковий період буде з 1 березня по 31 серпня - тобто 6 повних місяців. Формула та сама: сума зарплати за ці місяці ділиться на кількість календарних днів цього періоду за мінусом свят.
Як індексація зарплати впливає на суму відпускних
Індексація - це підвищення зарплати для компенсації інфляції, яке роботодавці зобов'язані проводити за встановленими державою правилами. Якщо протягом розрахункового періоду відбувалося підвищення окладу (не лише індексація, а й звичайне підвищення зарплати на підприємстві), виплати за попередні місяці для розрахунку середнього заробітку коригують - їх ніби «підтягують» до нового рівня оплати праці, щоб середній заробіток не був заниженим через те, що частину року ви отримували менше.
Це працює як своєрідний захист працівника: якщо вам підняли зарплату з 15 000 до 20 000 грн у середині розрахункового періоду, місяці зі старою ставкою для розрахунку відпускних умовно перераховують так, ніби ви весь період отримували вже нову, вищу зарплату.
Податки з відпускних: скільки держава утримує
Відпускні в Україні оподатковуються так само, як і звичайна заробітна плата. З нарахованої суми утримують:
- податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) - 18%;
- військовий збір - 5%.
Разом це 23% від нарахованої суми. Крім того, роботодавець додатково нараховує (не утримує з вашої зарплати, а сплачує з власних коштів) єдиний соціальний внесок (ЄСВ) за ставкою 22% від фонду оплати праці - цю суму ви на собі не відчуваєте, вона не зменшує ваші відпускні, але це частина загального податкового навантаження на роботодавця, про яку варто знати, аналізуючи структуру своєї зарплати.
Офіційні роз'яснення щодо порядку оподаткування відпускних податком на доходи фізичних осіб та військовим збором регулярно публікує Державна податкова служба України (ДПС) на своєму порталі - варто звірятися саме з цим джерелом, якщо у вас виникають спірні ситуації з бухгалтерією.
Типові помилки, які роблять при розрахунку відпускних самостійно
Найчастіше люди помиляються в таких моментах:
- Забувають виключити з розрахункового періоду місяці лікарняного чи декретної відпустки, через що середній заробіток виходить заниженим.
- Плутають кількість днів відпустки з робочими днями - відпустку рахують саме в календарних днях, а не робочих.
- Не враховують коригування на індексацію чи підвищення зарплати всередині розрахункового періоду.
- Включають у розрахунок разові виплати (матеріальну допомогу, компенсацію витрат), які не мають туди потрапляти.
- Забувають, що з відпускних утримують і ПДФО, і військовий збір, і очікують отримати на руки повну нараховану суму.
Чи можна отримати відпускні наперед і коли їх мають виплатити
За законом роботодавець зобов'язаний виплатити відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Це не побажання, а вимога законодавства про працю. Якщо ви подали заяву на відпустку, а гроші надійшли лише в перший день відпустки або пізніше - це порушення з боку роботодавця, і ви маєте право звернутися із запитом до бухгалтерії або, за потреби, до Державної служби з питань праці.
Що робити, якщо ви підозрюєте помилку в розрахунку
Якщо сума відпускних видається вам заниженою, найпростіший спосіб перевірити - попросити бухгалтерію надати розрахунковий лист (довідку про нарахування) з переліком усіх виплат за 12 місяців і кількістю днів у розрахунковому періоді. Порівняйте цифри з тими, що ви бачили у своїх розрахункових листках за кожен місяць, і перерахуйте суму за формулою, описаною вище. Якщо розбіжність підтвердиться, зверніться до бухгалтерії письмово - у більшості випадків це технічна помилка, яку виправляють після перерахунку.
Питання та відповіді
Скільки календарних днів відпустки належить працівнику на рік?
Чи входять вихідні дні (субота, неділя) у розрахунок відпускних?
Чи можна порахувати відпускні, якщо частину місяця ви були у відрядженні?
Що робити, якщо за весь розрахунковий період не було жодної повністю відпрацьованої зміни через часту хворобу?
Чи оподатковується компенсація за невикористану відпустку так само, як звичайні відпускні?
Чи роботодавець може виплатити відпускні меншою сумою, ніж вийшло за розрахунком, посилаючись на складне фінансове становище компанії?
Розрахунок відпускних насправді не такий складний, як здається на перший погляд: головне - правильно визначити розрахунковий період, коректно скласти суму виплат, які туди входять, і не забути про святкові дні при діленні. Якщо тримати в голові просту послідовність «сума за 12 місяців → середньоденний заробіток → множення на дні відпустки → мінус податки», ви завжди зможете самостійно перевірити, чи правильно порахувала вам бухгалтерія.
Якщо після самостійного розрахунку сума не збігається з тією, що виплатив роботодавець, не соромтеся просити письмове пояснення розрахунку - це ваше законне право, і в переважній більшості випадків розбіжність виявляється звичайною технічною помилкою, яку швидко виправляють.
Матеріал допомагає зрозуміти, як працює тема. Рішення щодо ваших грошей ухвалюйте самостійно або з ліцензованим фахівцем.
