Как рассчитать фонд оплаты труда (ФОТ) в 2026 году: формула, ЕСВ, НДФЛ, ВС и пример

Короткий ответ: Фонд оплаты труда - это сумма всех начисленных работникам зарплат за период плюс ЕСВ работодателя 22% сверху. НДФЛ 18% и военный сбор 5% удерживаются из зарплаты работника, поэтому они уже внутри начисленного оклада и не добавляются к ФОТ отдельно.

Что такое фонд оплаты труда простыми словами

Фонд оплаты труда, или сокращенно ФОТ, - это общая сумма денег, которую компания тратит на оплату работы людей за определенный период: месяц, квартал или год. Представьте кошелек, из которого вы платите всем сотрудникам. Все, что из него уходит на зарплаты, премии, отпускные и обязательные платежи за работников - это и есть фонд оплаты труда.

Многие предприниматели путают ФОТ с суммой, которую работники получают на карту. Это не одно и то же. На карту человек получает деньги уже после того, как государство забрало свою долю в виде налогов. А фонд оплаты труда считается от суммы начисленной, то есть той, что записана в приказе или трудовом договоре еще до удержаний.

Понимать ФОТ важно по нескольким причинам. Во-первых, это самая крупная статья расходов в большинстве бизнесов, особенно в сфере услуг. Во-вторых, от правильного расчета зависит, сколько вы заплатите государству и не получите ли штраф. В-третьих, без четкого ФОТ невозможно планировать бюджет: вы просто не будете знать, сколько будет стоить нанять еще одного человека.

Что входит в фонд оплаты труда

По методологии Госстата фонд оплаты труда состоит из трех больших частей. Знать их полезно, потому что именно на эту структуру ориентируются при заполнении отчетности.

• Основная зарплата - это оклад, тарифная ставка, оплата по сдельным расценкам. Простыми словами - то, что человек получает за выполненную работу согласно должности.
• Дополнительная зарплата - доплаты, надбавки, премии, оплата за сверхурочную работу, в выходные и праздничные дни, отпускные.
• Прочие поощрительные и компенсационные выплаты - разовые премии, материальная помощь систематического характера, вознаграждения по итогам года.

А вот чего в ФОТ нет, хотя многие туда ошибочно добавляют: больничные за счет Пенсионного фонда, единоразовая матпомощь на лечение, дивиденды, командировочные в пределах норм. Это отдельные категории расходов, которые проходят мимо фонда оплаты труда.

Важный нюанс: сам ЕСВ работодателя в статистический показатель ФОТ по методологии Госстата не входит, это отдельный взнос сверху. Но когда предприниматель планирует бюджет расходов на персонал, он почти всегда считает полную сумму - зарплаты плюс ЕСВ, потому что именно столько реально выходит из кассы. В этой статье мы используем именно практический, бюджетный подход.

Что такое ЕСВ и почему это 22%

ЕСВ - это единый социальный взнос. Представьте его как страховку, которую работодатель платит за каждого работника государству. Из этих денег формируются будущие пенсии, выплаты по больничным и декретные. Платит ЕСВ именно работодатель, из собственного кармана, а не из зарплаты работника. Это принципиально.

Стандартная ставка ЕСВ в 2026 году - 22% от начисленной зарплаты. То есть если вы начислили человеку 20 000 грн, то сверху обязаны заплатить государству еще 4 400 грн взноса. Работник этих 4 400 грн не видит вообще - они не уменьшают его зарплату, это дополнительный расход компании.

Есть и минимальная планка. Даже если человек работает на неполную ставку и его зарплата меньше минималки, ЕСВ все равно нужно уплатить не меньше минимального. В 2026 году минимальный ЕСВ составляет 1 902,34 грн в месяц (это 22% от минимальной зарплаты 8 647 грн). Это правило действует для основного места работы на полную занятость.

Что такое НДФЛ и военный сбор

Теперь о двух вещах, которые, в отличие от ЕСВ, удерживаются уже из зарплаты самого работника. Это значит, что эти суммы уменьшают то, что человек получит на руки, но для работодателя они не являются дополнительным расходом сверх оклада.

НДФЛ - налог на доходы физических лиц. Ставка в 2026 году - 18%. Представьте, что с каждой зарплаты государство забирает почти пятую часть. Если начислено 20 000 грн, то НДФЛ составит 3 600 грн.

Военный сбор (ВС) - отдельный платеж, который в 2026 году составляет 5% от зарплаты. С тех же 20 000 грн это будет 1 000 грн. Сбор направляется на нужды обороны.

Логика простая: работодатель начисляет оклад, затем удерживает из него НДФЛ и ВС, перечисляет эти деньги государству, а остаток выдает работнику. По данным Государственной налоговой службы, именно работодатель является налоговым агентом и отвечает за своевременное удержание и уплату этих сумм в бюджет.

Как посчитать, сколько человек получит на руки

Давайте на простом примере разберем движение денег от начисленного оклада до суммы на карте. Возьмем зарплату 25 000 грн.

1. Начисленный оклад: 25 000 грн.
2. Удерживаем НДФЛ 18%: 25 000 х 0,18 = 4 500 грн.
3. Удерживаем военный сбор 5%: 25 000 х 0,05 = 1 250 грн.
4. Сумма на руки: 25 000 - 4 500 - 1 250 = 19 250 грн.

Итак, при окладе 25 000 грн работник получит на карту 19 250 грн. Разница в 5 750 грн ушла государству в виде налогов с зарплаты. А сколько потратил работодатель? К окладу 25 000 грн он сверху доплатил ЕСВ 22%, то есть 25 000 х 0,22 = 5 500 грн. Реальная стоимость этого работника для бизнеса - 30 500 грн в месяц.

Запомните это соотношение как бытовую аналогию: когда вы видите оклад в вакансии, реальная цена этого человека для компании примерно на 22% выше, а на руки человек получит примерно на 23% меньше. Один оклад - три разные цифры.

Как рассчитать ФОТ: простая формула

Теперь главное. Чтобы посчитать фонд оплаты труда в бюджетном, практическом смысле, действуйте в такой последовательности:

1. Сложите все начисленные зарплаты работников за месяц (оклады, премии, доплаты, отпускные).
2. Умножьте эту сумму на 0,22 - это общий ЕСВ работодателя.
3. Добавьте ЕСВ к сумме начисленных зарплат. Это и есть полная стоимость оплаты труда за месяц.

Формула выглядит так: ФОТ = Сумма начисленных зарплат + (Сумма начисленных зарплат х 22%), или короче: ФОТ = Сумма зарплат х 1,22.

Обратите внимание: НДФЛ и военный сбор в эту формулу отдельно не добавляются. Они уже сидят внутри начисленных зарплат и не являются расходом работодателя сверх оклада. Это самая распространенная ошибка новичков - они считают зарплату, затем добавляют 18%, 5% и 22%, получают завышенную цифру и пугаются. Сверху добавляется только ЕСВ.

Подробный пример на трех работниках

Представим небольшую компанию с тремя работниками. Посчитаем полный фонд оплаты труда за месяц, а заодно покажем, кто сколько получит на руки и сколько уйдет государству.

Дано:

• Директор - оклад 40 000 грн.
• Менеджер - оклад 22 000 грн.
• Уборщица на 0,5 ставки - оклад 8 000 грн.

Сначала считаем удержания и сумму на руки для каждого.

Теперь считаем ЕСВ работодателя 22% по каждому. Тут есть важный нюанс с уборщицей. Ее оклад 8 000 грн меньше минимальной зарплаты 8 647 грн. Если бы это было ее основное место работы на полную ставку, ЕСВ пришлось бы платить с минималки. Но поскольку она на 0,5 ставки (неполная занятость), правило минимального ЕСВ для основного места здесь имеет свои исключения. Для простоты и безопасности в нашем примере предположим, что для нее действует требование минимального взноса, так как это основное место работы.

Обратите внимание: по уборщице мы платим не 22% от 8 000 (это было бы 1 760 грн), а минимальный взнос 1 902,34 грн, потому что оклад меньше минималки. Это и есть то самое правило минимального ЕСВ из расчета от минимальной зарплаты 8 647 грн, которое устанавливает Пенсионный фонд Украины.

Теперь подытоживаем полный фонд оплаты труда за месяц:

• Сумма начисленных зарплат: 70 000 грн.
• Общий ЕСВ работодателя: 15 542,34 грн.
• Полный ФОТ за месяц: 70 000 + 15 542,34 = 85 542,34 грн.

И отдельная цифра для понимания: работники суммарно получат на руки 53 900 грн, государство получит 12 600 грн НДФЛ, 3 500 грн военного сбора и 15 542,34 грн ЕСВ. То есть из 85 542,34 грн расходов компании непосредственно людям достанется чуть больше 63%, а остальное - это налоги и взносы.

А если работники - ФЛП на едином налоге?

Отдельная история - когда вы сотрудничаете не с наемными работниками, а с предпринимателями (ФЛП) на упрощенной системе. Тут термин ФОТ путается: физическое лицо-предприниматель и фонд оплаты труда по-русски звучат по-разному, но на украинском обозначаются одинаково (ФОП). Будьте внимательны с контекстом.

Если человек зарегистрирован как предприниматель на 3 группе единого налога, он сам платит за себя налог 5% от дохода (для неплательщиков НДС) и собственный ЕСВ. В таком случае вы как заказчик услуг не удерживаете ни НДФЛ, ни военного сбора, ни не платите ЕСВ за него. Вы просто перечисляете сумму по договору, а все налоги предприниматель закрывает самостоятельно.

Многие бизнесы выбирают именно этот формат, потому что он дешевле: вместо 22% ЕСВ сверху и 23% удержаний вы платите фиксированную сумму по договору. Но тут есть юридические риски: если отношения на самом деле имеют признаки трудовых (график, рабочее место, подчинение), Государственная налоговая служба может переквалифицировать их в трудовые и доначислить все налоги со штрафами. Так что экономия на бумаге может обернуться проблемами.

Какие ошибки чаще всего делают при расчете

Соберем вместе типичные ловушки, в которые попадают предприниматели.

• Добавляют НДФЛ и ВС сверху к окладу. Эти налоги уже внутри начисленной зарплаты. Сверху идет лишь ЕСВ.
• Забывают про минимальный ЕСВ. Если зарплата на полной ставке меньше минималки, взнос все равно считается от минимальной зарплаты.
• Путают начисленную зарплату и сумму на руки. ФОТ считается от начисленной, а не от выданной на карту.
• Не закладывают ЕСВ в бюджет. Наняв человека за 30 000 грн, нужно иметь 36 600 грн с учетом взноса.
• Считают ФОТ без премий и отпускных. Отпускные - это тоже часть фонда оплаты труда.

Простой способ себя проверить: возьмите любой оклад, умножьте на 1,22 - получите расход работодателя. Умножьте оклад на 0,77 - получите примерную сумму на руки. Если ваши расчеты дают другие пропорции, где-то закралась ошибка.

Зачем вообще считать ФОТ заранее

Фонд оплаты труда - это не просто строка в отчете для бухгалтера. Это инструмент планирования. Когда вы точно знаете полную стоимость каждого работника, вы можете ответить на важные вопросы: потянет ли бизнес еще одного менеджера, сколько стоит поднять всем зарплату на 10%, какую маржу закладывать в цену услуги, чтобы покрыть расходы на персонал.

По данным Госстата, оплата труда является одной из самых крупных составляющих расходов в сфере услуг и торговли в Украине. Поэтому контроль над ФОТ напрямую влияет на то, выживет бизнес или нет. Предприниматель, который держит эту цифру в голове и регулярно ее пересчитывает, реже попадает в кассовые разрывы, когда денег на зарплату вдруг не хватает.

Вопросы и ответы

Расчет фонда оплаты труда сводится к одной простой мысли: один оклад имеет три лица. Есть сумма на бумаге, есть сумма на руки после НДФЛ и военного сбора, и есть полная стоимость для бизнеса вместе с ЕСВ. Если держать в голове соотношение примерно 1,22 для стоимости и 0,77 для выплаты на руки, вы никогда не ошибетесь в планировании расходов на персонал.

Перед принятием важных кадровых решений всегда считайте полный ФОТ, а не только оклады. Закладывайте в бюджет ЕСВ, не забывайте о минимальном взносе и помните, что ставки налогов государство время от времени пересматривает. Держите эту цифру под контролем - и ваш бизнес будет иметь надежный финансовый фундамент.