ФОП: єдиний податок чи загальна система – що вигідніше у 2026

Коротка відповідь: Для більшості дрібних підприємців з невисокими витратами вигідніший єдиний податок 3 групи - це 5% від усього доходу і мінімум обліку. Загальна система (18% ПДФО плюс 5% військового збору з прибутку) стає вигіднішою, коли ваші витрати дуже великі і "з'їдають" більшу частину виручки.

Про що взагалі йдеться

Коли ви реєструєте ФОП (фізичну особу-підприємця), держава ставить вам одне з перших і найважливіших питань: за якими правилами ви платитимете податки. Це і є вибір між єдиним податком (спрощена система) і загальною системою. Від нього залежить, скільки грошей залишиться у вашій кишені, скільки часу ви витрачатимете на облік і які документи доведеться зберігати.

Уявіть, що держава пропонує вам два тарифних плани, як мобільний оператор. Перший план - "все просто": платиш фіксований відсоток від усіх грошей, що зайшли, і ні про що не думаєш. Другий план - "чесно, але складно": платиш більший відсоток, але тільки з того, що реально заробив після всіх витрат. Який кращий - залежить від того, як влаштований саме ваш бізнес.

Що таке єдиний податок і які є групи

Єдиний податок - це спрощена система оподаткування. Її придумали, щоб дрібний бізнес не тонув у бухгалтерії. Замість кількох різних податків ви платите один, за простими правилами. Для ФОП існує три групи спрощенців (є ще четверта, але вона для сільгоспвиробників, тож її не чіпаємо).

• 1 група. Дуже дрібна роздрібна торгівля на ринках і побутові послуги населенню. Ставка - до 10% прожиткового мінімуму на місяць. Не можна мати найманих працівників.
• 2 група. Послуги населенню та іншим єдинникам, ресторани, виробництво, торгівля. Ставка - до 20% мінімальної зарплати на місяць (фіксована сума, яку встановлює місцева рада). Можна мати до 10 працівників.
• 3 група. Найпопулярніша серед тих, хто працює з бізнесом і надає послуги ширшому колу клієнтів. Ставка - 5% від доходу (або 3% плюс ПДВ, якщо ви платник ПДВ). Кількість працівників не обмежена.

Далі в статті ми найбільше порівнюватимемо саме 3 групу єдиного податку із загальною системою, бо це найчастіший реальний вибір для тих, хто вагається. Для 3 групи діє річний ліміт доходу, встановлений у прив'язці до мінімальної зарплати - за даними Державної податкової служби, у 2026 році це кілька мільйонів гривень на рік. Перевищите ліміт - злетите зі спрощеної системи автоматично.

Що таке загальна система

Загальна система - це "класичний" спосіб оподаткування, де ви платите з чистого прибутку, а не з усього обороту. Прибуток рахується просто на словах, але не завжди просто на практиці: це ваші доходи мінус витрати, які прямо пов'язані з бізнесом і які ви можете підтвердити документами (накладні, чеки, акти, банківські виписки).

З цього прибутку ФОП на загальній системі платить два платежі: податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18% і військовий збір 5%. Разом виходить 23% від чистого прибутку. Здається, що це набагато більше за 5% єдиного податку. Але пастка тут у слові "прибуток": 23% рахують не з усієї виручки, а тільки з того, що залишилося після витрат. І саме тому в певних ситуаціях загальна система виявляється дешевшою.

У чому головна різниця: оборот проти прибутку

Це найважливіша думка всієї статті, тож поясню на побутовій аналогії. Уявіть двох людей, які продають каву на виніс.

Перший робить каву вдома майже без витрат і продає. Його виручка - це майже весь його заробіток. Для нього платити 5% з усієї виручки - вигідно, бо витрат мало, і "прибуток" майже дорівнює "обороту".

Другий закуповує дорогі зерна, орендує кіоск, платить за електрику і найманого баристу. З кожних 100 гривень виручки в нього залишається, скажімо, 15 гривень чистими. Якщо він платитиме 5% з усіх 100 гривень (тобто 5 грн), то віддасть третину свого реального прибутку. А на загальній системі він заплатить 23% з тих 15 гривень (це 3,45 грн) - і це менше. Ось вам і відповідь, коли загальна вигідніша.

Порівняння ставок і обліку в таблиці

Зверніть увагу на рядок про ЄСВ. Єдиний соціальний внесок платять обидва - і спрощенці, і загальники. Це не податок у чистому вигляді, а внесок на ваше майбутнє: пенсію, лікарняні, декретні. Ставка ЄСВ - 22%, а мінімальний внесок у 2026 році становить 1 902,34 грн на місяць. За інформацією Пенсійного фонду України, саме сплата ЄСВ формує ваш страховий стаж, тож економити на ньому - означає зменшувати собі майбутню пенсію.

Скільки часу забирає облік

Гроші - це не єдина ціна вибору. Друга важлива валюта - ваш час і нерви.

На єдиному податку 3 групи облік мінімальний. Ви ведете облік доходу (скільки грошей зайшло), подаєте декларацію раз на квартал і сплачуєте 5% та ЄСВ. Витрати рахувати не треба, чеки на кожну покупку зберігати для податку не обов'язково. Багато ФОП ведуть усе це самостійно в застосунку банку або через недорогий онлайн-сервіс.

На загальній системі все серйозніше. Кожну витрату, яку ви хочете відняти від доходу, треба підтвердити документом. Немає документа - витрата не рахується, і ви платите податок так, ніби її не було. Це означає акти, накладні, договори, правильно оформлені виписки. Більшість підприємців на загальній системі наймають бухгалтера, і це теж витрати - але, до речі, теж такі, що зменшують прибуток.

Коли вигідніша загальна система: розбираємо на прикладі

Тепер найцікавіше - покроковий приклад із реальними цифрами. Візьмемо ФОП, який займається перепродажем товару (наприклад, купує обладнання оптом і продає в роздріб). У нього великі витрати на закупівлю, тому це класичний випадок, коли варто рахувати.

Вхідні дані за місяць:

• Виручка (усі гроші, що зайшли): 300 000 грн
• Закупівля товару: 210 000 грн
• Оренда складу: 20 000 грн
• Інші підтверджені витрати (доставка, зв'язок): 10 000 грн
• Разом витрат: 240 000 грн
• Чистий прибуток: 300 000 - 240 000 = 60 000 грн

Крок 1. Рахуємо податок на єдиному 3 групи. Тут усе просто: 5% від усієї виручки.

300 000 грн × 5% = 15 000 грн єдиного податку. Плюс ЄСВ 1 902,34 грн. Разом: близько 16 902 грн на місяць. Зверніть увагу: податок рахується з 300 тисяч, хоча реально ви заробили лише 60 тисяч. Виходить, держава забирає майже чверть вашого справжнього прибутку.

Крок 2. Рахуємо податок на загальній системі. Тут база - чистий прибуток 60 000 грн.

• ПДФО 18%: 60 000 × 18% = 10 800 грн
• Військовий збір 5%: 60 000 × 5% = 3 000 грн
• ЄСВ 22% з прибутку: 60 000 × 22% = 13 200 грн
• Разом: 10 800 + 3 000 + 13 200 = 27 000 грн

Крок 3. Порівнюємо. На перший погляд загальна система тут дорожча: 27 000 грн проти 16 902 грн. Виходить, при такій частці витрат (80% виручки) єдиний податок усе одно вигідніший? Так, бо в цьому прикладі велику частину "з'їв" ЄСВ, який на загальній системі рахується з прибутку за повною ставкою 22%.

А тепер зробимо витрати ще більшими - як буває в бізнесі з дуже низькою націнкою. Нехай виручка та сама, 300 000 грн, а витрати - 285 000 грн (наприклад, продаж техніки з мінімальною маржею). Тоді прибуток - лише 15 000 грн.

• Єдиний: 300 000 × 5% = 15 000 грн податку плюс ЄСВ 1 902 грн = близько 16 902 грн. Але ж ваш прибуток лише 15 000 грн - податок з'їв усе і ви ще в мінусі.
• Загальна: ПДФО 18% від 15 000 = 2 700 грн, військовий збір 5% = 750 грн, ЄСВ (тут спрацює мінімум) 1 902,34 грн. Разом близько 5 352 грн.

Ось де загальна система рятує: 5 352 грн проти 16 902 грн. Різниця майже втричі. Висновок простий: чим тонша ваша націнка і більша частка витрат, тим сильніше єдиний податок б'є по кишені, бо він не бачить ваших витрат узагалі.

Коли єдиний податок майже завжди кращий

Якщо ви надаєте послуги і майже не маєте витрат - програміст, дизайнер, репетитор, консультант, копірайтер - єдиний податок 3 групи майже завжди виграє. У вас немає закупівель товару, оренди складу, сировини. Ваша виручка майже дорівнює прибутку. Платити 5% з доходу простіше і дешевше, ніж 23% з майже такого самого прибутку плюс морока з обліком.

Порахуймо коротко: фрилансер отримав 100 000 грн за місяць, витрат - умовно 5 000 грн на софт і зв'язок. На єдиному: 5 000 грн податку плюс ЄСВ. На загальній: прибуток 95 000 грн, з нього 23% - це 21 850 грн плюс ЄСВ. Різниця очевидна на користь єдиного.

Хто не може бути на єдиному податку

Спрощена система - не для всіх. Держава свідомо не пускає туди деякі види діяльності. На єдиному податку заборонено, зокрема:

• продаж підакцизних товарів (алкоголь, тютюн, пальне - крім деяких дрібних винятків);
• обмін валют;
• видобуток і продаж корисних копалин, дорогоцінних металів і каміння;
• деякі фінансові послуги, страхування, азартні ігри;
• продаж антикваріату, організація аукціонів.

Якщо ваша діяльність у забороненому списку - вибору немає, тільки загальна система. Тож перш ніж мріяти про 5%, перевірте, чи взагалі можете на них претендувати. Актуальний перелік обмежень завжди варто звіряти на сайті Державної податкової служби, бо він періодично оновлюється.

А що з ПДВ

ПДВ (податок на додану вартість) - окрема тема, яку часто плутають із вибором системи. ПДВ 20% - це податок, який не залежить прямо від того, спрощенець ви чи загальник. Ви стаєте платником ПДВ або добровільно, або обов'язково - коли ваш оборот перевищує встановлений законом поріг.

На єдиному 3 групі можна працювати двома способами: платити 5% і бути неплатником ПДВ, або платити 3% і бути платником ПДВ. На загальній системі ПДВ теж може бути, а може й не бути - залежить від обороту і вашого рішення. Головне запам'ятати: ПДВ важливий, коли ваші клієнти - великі компанії, яким потрібен "вхідний" податковий кредит. Якщо ваші клієнти - звичайні люди, ПДВ вам зазвичай не потрібен і тільки ускладнює життя.

Як зробити правильний вибір: проста інструкція

Не потрібно бути бухгалтером, щоб зорієнтуватися. Пройдіться цими питаннями:

1. Чи дозволена мені спрощена система? Якщо ваш вид діяльності у забороненому списку - відповідь одна, загальна система.
2. Яка частка витрат у моїй виручці? Мало витрат (послуги, фриланс) - майже напевно єдиний. Дуже багато витрат, тонка націнка (перепродаж, торгівля з низькою маржею) - рахуйте загальну.
3. Чи вкладаюсь я в ліміт доходу? Якщо ваш річний оборот перевищує ліміт 3 групи - або дробіть бізнес законно, або йдіть на загальну.
4. Скільки часу я готовий витрачати на облік? Немає бажання возитися з документами і бухгалтером - єдиний простіший.

І головна порада: сядьте й порахуйте свій реальний місяць за обома системами, як ми зробили в прикладі вище. П'ять хвилин з калькулятором дадуть точнішу відповідь, ніж будь-які загальні правила. Цифри вашого конкретного бізнесу вирішують усе.

Питання та відповіді

Вибір між єдиним податком і загальною системою - це не питання "що краще взагалі", а питання "що краще саме для мого бізнесу". Якщо у вас мало витрат і ви цінуєте простоту, спрощена система з її 5% майже напевно ваш варіант. Якщо ж ви працюєте з великими оборотами і тонкою націнкою, коли витрати з'їдають більшість виручки, загальна система з податком лише з чистого прибутку може зберегти вам чималі гроші.

Найрозумніше, що ви можете зробити - взяти цифри свого реального місяця і порахувати обидва варіанти, як у наших прикладах. А якщо бізнес складний, з ПДВ і найманими людьми, варто один раз заплатити за консультацію бухгалтера: ці витрати окупляться правильно обраною системою. Головне - рішення має спиратися на ваші власні числа, а не на чужі поради "як у сусіда".